Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) haben sich insbesondere die Fristen für Buchungsbelege geändert. Diese müssen seit 2025 nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Mit dieser Reform sollen Unternehmen Zeit, Kosten und Archivierungsaufwand sparen.
Was bedeutet die BEG IV-Änderung konkret?
- Seit 2025 dürfen Belege zwei Jahre früher vernichtet werden als bisher
- Die restliche Buchführung – z. B. Bilanz und Inventar, muss weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Wichtig ist das richtige Aussortieren, damit keine Unterlagen zu früh vernichtet werden.
10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Diese Frist gilt weiterhin für alle Unterlagen, die nicht unter die Verkürzung des BEG IV fallen.
10 Jahre müssen aufbewahrt werden:
- Jahresabschlüsse (Bilanz, GuV, Anhang)
- Lageberichte
- Inventare
- Buchführungsunterlagen insgesamt (mit Ausnahme der BEG-IV-relevanten Belege)
- Eröffnungsbilanzen
- Steuerbescheide (soweit sie Buchführungszwecke dienen)
- Unterlagen zu elektronischen Kassensystemen (TSE-Daten)
- Dokumentationen zu innerbetrieblichen Kontrollsystemen
- Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz
- Unterlagen aus dem Lohnbereich wie z. B. Lohnsteuerunterlagen und Sozialversicherungsrelevante Lohnunterlagen
8 Jahre Aufbewahrungspflicht (NEU durch BEG IV seit 01.01.2025)
Gilt für alle Unternehmen ab 2025:
8 Jahre müssen aufbewahrt werden (statt früher 10 Jahre):
- Buchungsbelege z. B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Rechnungen in elektronischer Form, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Zahlungsnachweise, Reisekostenbelege
- sonstige Belege, die Grundlage einer Buchung sind
WICHTIG:
Die Fristverkürzung betrifft nur die Belege, nicht die Buchführung als Ganzes. Auch E-Mails gelten als Beleg, sofern sie einen relevanten Rechnungs- oder Buchungsinhalt enthalten.
6 Jahre Aufbewahrungsfristen
Die Frist bleibt unverändert.
6 Jahre müssen aufbewahrt werden:
- Handels- und Geschäftsbriefe (ein- und ausgehend)
- Auftragsbestätigungen
- Angebote mit geschäftlicher Relevanz
- Verträge (Miet-, Liefer-, Arbeitsverträge etc.)
- sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die keine Buchungsbelege sind
- Lohnkonten (für steuerliche Zwecke)
- Personalunterlagen (sofern keine längeren SV-Fristen greifen)
- Zollunterlagen
- Dokumente aus dem Schriftverkehr ohne Buchungsfunktion
Bitte beachten Sie, dass für manche Dokumente auch Spezialregelungen gelten.
Eine klar strukturierte Archivierung schafft Rechtssicherheit und spart wertvolle Zeit.